Amazon Transaktionen richtig verbuchen


Die Amazon Seller Central Plattform ist ein Desaster in Bezug auf Usability. Ich habe Stunden und den Support gebraucht, um alle richtigen Reports für eine ordnungsgemäße Buchhaltung zusammen zu sammeln. In diesem Video teile ich jetzt mit Euch meine Erkenntnisse, damit ihr schneller eure Buchhaltung und Umsatzsteuererklärung machen könnt.

Ein kleiner Disclaimer: Dies bezieht sich nur auf Verkäufe, die über Amazon.de gemacht werden und auch nur für Leute, die alle über Amazon verkauften Waren auch durch Amazon versenden lassen. Wer grenzüberschreitend verkauft oder selbst versendet, braucht noch einmal andere Reports, um dies zu sehen und ordnungsgemäß zu verbuchen.

Und noch ein zweiter Disclaimer: Ich habe diesen Artikel nach besten Wissen und Gewissen und auch in Abstimmung mit meinem Steuerberater erstellt. Ich selbst bin jedoch kein Steuerberater und es stellt auch keine Steuerberatung dar.

Vereinfachte Buchung von Umsätzen

Das, was ich euch zeige, ist eine vereinfachte Art und Weise der Buchhaltung. Theoretisch müsstet ihr jede Bestellung einzeln buchen. Praktisch ist es jedoch möglich, diese in einem Buchungssatz zusammen zu fassen und dann im Beleg die einzelnen Bestellungen aufzuführen. Wichtig ist jedoch, dass nur dem Wesen nach gleiche Dinge zusammen gefasst werden. Also z.B. nur die Umsätze aus den Bestellungen und auch nur die mit gleichem Steuersatz. Darf nicht mit Kosten vermischt werden.

Falls ihr es wirklich korrekt machen wollt und jede Bestellung einzeln buchen wollt, habt ihr 2 Möglichkeiten:

  • Hochladen aller Rechnungen – am besten via Mail an sevDesk. Die Kundenrechnungen bekommt ihr über Berichte > Steuerdokumente > Rechnungen mit ausgewiesener USt. Die Rechnungen runter zu laden ist etwas mühsam, da immer nur 7 Tage runter geladen werden können.
  • Billbee. Die ziehen alle Bestellungen von Amazon und senden sie dann an sevdesk oder auch andere Buchhaltungsprogramme. Die erstellen auch die Kundenrechnungen und hängen sie mit an die Belege in sevDesk dran. Nutzt ihr diese Option, sind automatisch alle Kunden und Bestellungen in sevDesk. Allerdings müsst ihr die Bestellungen immer noch den Zahlungen zuordnen, da Billbee nicht auf das Konto zugreifen kann, sondern nur auf Offline Konten in sevDesk. Damit habt ihr zumindest die Umsatzseite abgedeckt. Die Kosten müsst ihr jedoch immer noch manuell übertragen.

So jetzt aber zum Prozess:

Zahlungen

Der Startpunkt für die gesamte Buchhaltung ist die Zahlung von oder an Amazon. Da kommt schon die erste Herausforderung.

  • Amazon zahlt ca. alle 14 Tage. Es sind jedoch nicht jedesmal genau 14 Tage, sondern manchmal verschieben sich die Zahlungen auch.
  • Amazon aggregiert alle Erträge und Aufwendungen innerhalb dieser 14 Tage und zahlt dann nur die Differenz aus bzw. bei einem Minus ziehen sie die Differenz ein.
  • So kann es vorkommen, dass eine Abrechnung 0 ist, weil Amazon alles verrechnet hat und wir trotzdem eine ganze Reihe Buchungen dahinter haben.

Um zu verstehen, was in den Zahlungen enthalten ist, gibt es bei Amazon eine Menge Übersichten. Der laut Support einzige Bericht, der alle Information über alle Transaktionen enthält ist der Bericht “Alle Abrechnungszeiträume” Diesen findet ihr auch unter Berichte > Zahlungen > Alle Abrechnungszeiträume.

Der Bericht ist eine Tabulatorgetrennte TXT Datei im deutschen Format. Damit könnt ihr die Datei ohne weiteres einfach in Excel öffnen und als .xlsx neu abspeichern und alles passt.

So sieht so ein Bericht aus.

Das Datum in diesem Bericht nennt sich posted-date und bezeichnet das Datum, an dem die Bestellung an den Kunden geliefert wurde. Das ist bei Amazon = Rechnungsdatum. Diese Info ist später noch einmal relevant.

Belege anlegen

Habt ihr die Datei runter geladen, könnt ihr die einzelnen Positionen entsprechend der Kostenart aggregieren. Nun könnt ihr in Eurem Buchhaltungsprogramm “Belege” anlegen.

Ich lege dann mindestens 5 Belege an. Das sind die häufigsten:

Posten in DateiWas ist das?Buchungskonto bei sevDeskBuchungskonto in SKR4
ItemPrice PrincipalPreis, den Kunden zahlenEinnahmen / Erlöse4200
ItemFees ComissionVerkäufergebührVerkaufsprovision6770
other-transaction Subscription FeeAMZ Professional GebührVerkaufsprovision6770
ItemFees FBAPerUnitFulfillmentFeeAMZ Fulfillment GebührenTransport / Fracht6740
Cost of Advertising Transaction Total AmountProduct AdsWerbung6600

Damit habt ihr zumindest mal einen Beleg für alle Eure Buchungen und könnt die Zahlungen nachverfolgen.

Allerdings reichen die Belege in dieser Form nicht für das Finanzamt, denn es sind keine Rechnungen. Damit das Finanzamt die Belege anerkennt, benötigen sie

  • Belegnummer (gibt es meist – Bestellnummer)
  • Namen des Ausstellers und des Empfängers (gibt es hier nicht)
  • Betrags-, Mengen- und Wertangaben mit einzelnem Steuerausweis (Steuer fehlt)
  • Datum (gibt es)

Da Belege nicht manipulierbar sein dürfen, ist eine Excel-Tabelle bzw. die als pdf ausgedruckte Excel-Tabelle auch nur bedingt geeignet.

Die gute Nachricht: Amazon stellt echte Rechnungen sowohl für die Einnahmen als auch für die Aufwendungen zur Verfügung.

Die schlechte Nachricht: sie lassen sich nur schwer abgleichen. Hier seht ihr mal so eine Rechnung. Und da kann man gleich mehrere Herausforderungen erkennen:

  • Bei den Aufwänden liegen die Rechnungen pro Monat vor – nicht für die Zahlperioden
  • Auf der Rechnung werden die Bestellungen der einzelnen Tage aggregiert – es gibt also keine Bestellnummern, die man abgleichen kann.
  • Die Daten auf der Rechnung ist das Bestelldatum und nicht das Rechnungs- bzw. Lieferdatum wie bei den Zahlungen.

Damit ist es nur anhand der pdf-Rechnungen nicht möglich, die Kosten zuzuordnen.

Im Zeitverlauf sollte sich das ausgleichen. Doch möchte man eine saubere Buchhaltung haben, die auch einem Betriebsprüfer standhält, reicht ein Hoffen auf Ausgleichen nicht aus. Sondern man muss es nachvollziehen und dokumentieren.

Rechnungen mit Zahlungen abgleichen

Jetzt kommt der schwierigste Teil der gesamten Buchhaltung. Und aus meiner Sicht der Unbefriedigendste. Denn eigentlich habe ich alles verbucht. Nur passt es halt nicht mit den offiziellen Rechnungen zusammen.

Für den Abgleich brauchen wir einen Bericht, in dem die Kosten (Verkaufsprovision und FBA Gebühr) für jede einzelne Bestellung aufgeführt sind und zwar sowohl mit Bestelldatum als auch das Lieferdatum.

So einen Bericht habe ich leider nicht gefunden. Deshalb müssen wir einen Umweg gehen. Am wichtigsten ist erst einmal die verschiedenen Daten abzugleichen. Dafür gibt es Bericht “Von Amazon versandte Sendungen — Steuerabrechnung”. Dies ist der einzige Bericht, den ich gefunden habe, in dem sowohl das Bestelldatum (steht auf den Rechnungen) als auch das Lieferdatum (steht im Report Alle Abrechnungszeiträume für die Zahlungen) enthalten ist.

So geht man vor, um das abzugleichen:

  1. Die beiden Reports “Von Amazon versandte Sendungen – Steuerabrechnung” und “alle Abrechnungszeiträume” runterladen.

Beim Report “Alle Abrechnungszeiträume” ist der Zeitraum ja vorgegeben.

Beim Report “Von Amazon versandte Sendungen – Steuerabrechnung” solltet ihr einen Zeitraum wählen, der etwas größer ist, denn das Datum, was ihr in die Suchmaske eingebt, ist das Bestelldatum und nicht das Lieferdatum.

Dann wählt am besten die txt Version aus, denn es gibt einen weiteren Fallstrick mit diesem Report: alle Zahlen sind amerikanisches Zahlenformat mit einen . zwischen € und Cent statt einem Komma. D.h. den Report muss man noch einmal anpassen. Nutzt ihr Windows könnt ihr das auch für den Import in eurem Excel einstellen – Mac User müssen die Datei manuell anpassen.

Zum Anpassen erst alle , gegen ; tauschen und dann nach . suchen und Punkte bei Straßennamen etc rauslöschen und dann alle übrigen . gegen , austauschen. Dann alles markieren und in Excel reinkopieren und speichern.

  1. Steuerabrechnung in Alle Abrechnungszeiträume als neues Tabellenblatt reinkopieren
  2. in alle Abrechnungszeiträume eine neue Spalte einfügen und das Kaufdatum mithilfe eines sverweis anhand der Order-ID / Amazon-Bestellnummer finden.
  3. neue Auswertung basierend auf Tag und Kostenart mithilfe von summewenns in einem neuen Tabellenblatt erstellen.
  4. Ergebnis mit der Rechnung abgleichen und hoffentlich stimmt es dann überein. Wenn es nicht passt, müsst ihr mit dem Amazon Support sprechen. Doch wenigstens könnt ihr dann konkret mit ihnen sprechen. Denn ihr wisst genau, welche Transaktionen fehlen/zu viel sind auf der Rechnung.

Nun hängt ihr an euren sevDesk Beleg die Datei mit den ganzen Transaktionen und der Überleitung an sowie die Rechnung. Dann solltet ihr gut gerüstet für die Steuerprüfung sein.