5 einfache Hacks, mit der ich meine Buchhaltung effizienter mache

Titel Buchhaltung Hacks

Die Buchhaltung kann zu einer echten Herausforderung werden. Eigentlich willst du dich damit beschäftigen, wie du dein Business zum Wachsen bringst. Stattdessen quälst du dich mit dem Papierkram rum. In diesem Artikel gebe ich dir 5 Tipps, wie ich meine Buchhaltung für mein eCommerce Business mit wenig Aufwand mache. 

HACK #1: Klare Ordnung: Der erste Schritt zur stressfreien Buchhaltung

Ein wesentlicher Hack, um deine Buchhaltung zu erleichtern, besteht darin, jede eingehende Rechnung sofort zu sortieren. Das mag banal klingen, aber es ist erstaunlich, wie oft wir Rechnungen verlegen oder in einem endlosen Stapel Papierkram vergraben.

Um dieses Problem zu lösen, nutze ich eine einfache, aber effektive Methode: gut strukturierte Ordner. In meinem Buchhaltungsordner habe ich für jedes Jahr einen Ordner. In jedem Jahr gibt es einen Ordner für Rechnungen, Bankkonto, Steuer und Jahresabschluss.

Der Ordner Rechnungen ist noch einmal nach Monaten unterteilt. Dabei verwende ich numerische Ordnernamen, um sicherzustellen, dass die Ordner in der richtigen Reihenfolge stehen. Zum Beispiel hat der Januar-Ordner die Nummer 01, der Februar-Ordner die Nummer 02 und so weiter. Dies ermöglicht es mir, schnell auf alle relevanten Rechnungen zuzugreifen.

Wenn eine Rechnung eintrifft, nehme ich mir sofort die Zeit, sie in den entsprechenden Ordner abzulegen. Das ist entscheidend, um sicherzustellen, dass keine Rechnungen verloren gehen und dass ich sie später leicht wiederfinden kann. Gleichzeitig benenne ich die Dateien um nach dem Schema [Jahr][Monat][Tag] [Rechnungsaussteller] [Rechnungsnummer], z.B. 230101 Google Drive 3067320944823567-7. Dadurch kann ich auch danach suchen, wenn ich z.B. nur eine Rechnungsnummer habe. Auch kann ich dadurch auch Rechnungen unterscheiden, die vom gleichen Aussteller kommen, um so z.B. doppelte Zahlungen zu vermeiden.

HaCK #2: Binge-buchen: Effiziente Zeiteinteilung in der Buchhaltung

Ein weiterer Hack, der meine Buchhaltung erheblich vereinfacht hat, ist das sogenannte “Binge-buchen”. Statt mich dauernd mit dem Hochladen und Kontieren von Belegen herumzuschlagen, buche ich nur 1x pro Quartal.

Die Idee dahinter ist einfach: Anstatt bei jeder Rechnung mein Buchhaltungsprogramm zu öffnen und darüber nachzudenken, auf welches Buchhaltungskonto diese gebucht werden muss, sammle ich erst mal nur die Rechnungen. Für die Buchhaltung meiner Amazon-Verkäufe lade ich mir sogar nur 1x pro Quartal alle Dokumente runter. Bei mir ist es ein Quartal, weil ich meine Umsatzsteuererklärung quartalsweise abgebe. Machst du diese monatlich, wird dein Zeitraum wohl ein Monat sein.

Fängt dann das Quartal an, nehme ich mir morgens Zeit für die Buchhaltung. Als erstes hole ich die ganzen Dokumente von den Dienstleistern, die ich nicht automatisch zugesendet bekomme. Dann verarbeite ich die Amazon Zahlungen im Excel. Zum Schluss lade ich alle Belege des letzten Quartals hoch und verbuche alles hintereinander.

Die ersten Belege gehen meist noch ein bisschen schleppend. Ich denke darüber nach, auf welches Konto ich was buche und welchen Beschreibungstext ich das letzte Mal genommen habe. Da bin ich aber auch speziell. Ich mag es eben gerne konsistent. Mit der Zeit werde ich immer schneller. Insgesamt bin ich damit schneller als wenn ich alles immer gleich verbuchen würde.

Natürlich erfordert Bingebuchen eine gewisse Disziplin und Organisation bei der Ablage, um sicherzustellen, dass keine Belege verloren gehen. Daher ist es wichtig, während des Sammelzeitraums die Belege gut zu organisieren und zu kennzeichnen (siehe Hack 1).

Hack #3: Cheat Sheet: Die Geheimwaffe für mühelose Buchungszuordnungen

Ein weiterer einfacher Hack, der meine Buchhaltung um ein Vielfaches effizienter gemacht hat, ist das Anlegen eines Cheat Sheets. Dieses kleine, aber äußerst nützliche Werkzeug hat mir geholfen, immer den Überblick darüber zu behalten, auf welches Konto ich bestimmte Buchungen zuordnen muss,

Die Idee hinter dem Cheat Sheet ist simpel: Es handelt sich um eine Tabelle, in der ich die häufigsten Buchungen und die entsprechenden Konten festhalte. Nun muss ich nicht mehr den Standardkontenrahmen öffnen oder alte Buchungen in Sevdesk suchen, um nachzusehen, welches Konto ich für bestimmte Ausgaben oder Einnahmen verwenden muss. Ich werfe einfach einen Blick auf mein Cheat Sheet.

Mein Cheat Sheet ist sehr einfach gehalten. Es handelt sich um eine Tabelle, die ich in Notion erstellt habe. Dort speichere ich auch auch alle relevanten Links zu Rechnungsseiten von Amazon, Stripe und anderen Portalen. In der Tabelle habe ich die typischsten Geschäftsvorfälle aufgelistet, inklusive des entsprechenden Buchhaltungskontos und Buchungstextes.

Hack #4: Amazon Excel Template: einfache Buchhaltung ohne zeitraubende Umformungen

Ein weiterer wertvoller Hack, der meine Buchhaltung ungemein erleichtert hat, ist die Verwendung eines speziellen Amazon Excel Templates. Dieses praktische Werkzeug hat mir dabei geholfen, lästige und zeitraubende Umformungen von Daten zu vermeiden und meine Buchhaltungsprozesse erheblich zu vereinfachen.

Bei dem Excel Template handelt sich um eine Excel-Datei, in der ich alle Transaktionen der Amazon Zahlungsdatei so zusammenfasse, dass ich daraus Belege für meine Buchhaltungssoftware generiere. Ich habe das Template so gestaltet, dass ich den Dateninput vom Output getrennt habe. Damit kann ich die Zahlungsdaten von Amazon über mehrere Zeiträume hintereinander in ein Tabellenblatt rein kopieren und brauche keine Umformungen mehr machen. Das Excel erkennt das automatisch die richtigen Datenfelder und wandelt die Informationen in einen Beleg um. Ich muss lediglich die von Amazon exportierten Daten in das Template importieren, und schon sind sie perfekt aufbereitet für meine Buchhaltung. In diesem Artikel beschreibe ich, wie mein Prozess für die Amazon-Buchhaltung aussieht.

Durch die Verwendung des Excel Templates spare ich enorm viel Zeit und Aufwand. Gibt es doch mal einen Fall, den ich vorher noch nicht kannte? Dann passe ich das Excel einfach an und füge neue Fälle hinzu.

Übersicht über das Excel Template zum Erstellen von Buchhaltungsbelegen

Ich will nicht leugnen: so ein Excel aufzusetzen ist echt viel Arbeit. Ich habe etliche Stunden reingesteckt, ehe ich es so eingestellt hatte, dass es alle möglichen Fälle abdeckt. Bist du ein Amazon Händler und hast keine Lust, es selbst zu entwickeln? Dannkannst du mein Excel-Template für die Erstellung von Belegen bei der FBA Operations Academy kaufen.

Hack #5: Powerkombination für Amazon Händler: InvoiceFetcher und Buchhaltungsbutler für eine reibungslose Buchhaltung

Ein weiterer Hack, den ich kürzlich entdeckt habe und bereits bei meinen Kunden erfolgreich anwende, ist die Powerkombination aus InvoiceFetcher und Buchhaltungsbutler. Diese beiden Tools ermöglichen es Amazon Händlern, ihre Buchhaltung auf ein neues Level zu heben und sie effizienter als je zuvor zu gestalten.

E-Commerce Buchhaltung Dream Team: InvoiceFetcher + Buchhaltungsbutler

InvoiceFetcher ist eine Software, die Rechnungen von verschiedenen Plattformen, wie zum Beispiel Amazon, automatisch abruft und in einem übersichtlichen Dashboard bündelt. Buchhaltungsbutler hingegen ist eine Buchhaltungssoftware, die einerseits eine direkte Schnittstelle zu Amazon hat und andererseits Buchhaltungsaufgaben automatisiert.

Ich selbst nutze seit kurzem InvoiceFetcher. Damit brauche ich nicht mehr jedes Mal in alle Portale reingehen und die Rechnungen runterzuladen. Das macht InvoiceFetcher alleine und sammelt sie in einem zentralen Dashboard, wo ich sie dann alle auf einmal runterladen kann.

Nutzt du InvoiceFetcher in Kombination mit Buchhaltungsbutler, brauchst du die Rechnungen gar nicht mehr runterladen. Du lässt sie direkt von InvoiceFetcher an Buchhaltungsbutler senden. In Buchhaltungbutler brauchst du nur noch einige Automatisierungsregeln einstellen und schon läuft die Amazon-Buchhaltung fast automatisch.

Obwohl ich diese Powerkombination bereits erfolgreich bei meinen Kunden eingesetzt habe, nutze ich sie selbst noch nicht – hauptsächlich, weil meine Excel-SevDesk Kombination gut für mich funktioniert und sie nochmal günstiger ist. Wenn meine Amazon Verkäufe steigen und ich mal zur SOLL-Buchhaltung umsteigen muss, würde ich auch wechseln.

Möchtest du eine genaue Schritt für Schritt Anleitung, wie du deine Buchhaltung als Amazon Händler in nur 1h pro Monat einfach machen kannst? Dafür habe ich einen Kurs FBA Buchhaltung Schritt für Schritt entwickelt.

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