Die doppelte Buchführung ist für mich als UG Pflicht – und das lässt sich nicht mehr einfach in Excel abbilden. In diesem Beitrag verrate ich dir, wie ich meine Buchhaltungssoftware ausgesucht habe, basierend auf sieben wesentlichen Kriterien.
1. Einfach zu bedienen
Das erste und wichtigste Kriterium für mich: die Buchhaltungssoftware muss einfach zu bedienen sein. Seien wir ehrlich, Buchhaltung ist nicht für jeden ein Spaß. Doch mit guter Usability und ansprechendem Design wird der Buchhaltungsprozess wesentlich einfacher und kann sogar Freude bereiten.
Kennst du Buchhaltung wie ich hauptsächlich aus dem Unternehmensumfeld, mag eine attraktive und einfach zu bedienende Oberfläche unmöglich erscheinen. Denn mal ehrlich, wer hat schon mal auf einen SAP Auszug geschaut und gedacht, ‘hübsch sieht das aus’. Ähnlich visuell ansprechend ist DATEV, das wichtigste Buchhaltungstool bei Steuerberatern.
DATEV
SEVDSK
Zum Glück hat sich da in den letzten 10 Jahren eine Menge getan. Deshalb gibt es jetzt eine gute Auswahl an einfach zu nutzender und gut gestalteter Buchhaltungssoftware.
2. EINFACH aufzusetzen & kostenloser Test
Als junges Unternehmen möchte ich eine Buchhaltungssoftware, die sofort verfügbar ist und die ich einfach testen kann. Manche Anbieter zeigen nicht einmal Preise an und werben damit, sie würden individuell auf Anfrage ein Angebot erstellen. Das mag für große Unternehmen, die sich Angebote einholen und einen mehrstufigen Auswahlprozess haben, sehr hilfreich und sinnvoll sein. Für mich ist das nichts. Deshalb: Als Gründer brauche ich eine Software, die ich kostenlos testen kann und die transparente Preisinformationen liefert.
3. Günstiger Preis
Besonders als kleines Unternehmen ist der Steuerberater mit weniger als 100€ pro Monat für die vollständige Buchhaltung inkl. Umsatzsteuervoranmeldung noch verhältnismäßig günstig.
Da lohnt sich das Selbermachen nur, wenn die Software günstiger ist. Die günstigste Buchhaltungssoftware, die ich so gefunden habe, kostet ca. 10-20€ pro Monat je nach Funktion und Laufzeit. Diese Buchhaltungssoftware kann dann aber meistens nur die laufende Buchführung für Einnahmen und Ausgaben und kann keine Bestandskonten. Möchtest du auch deinen Jahresabschluss in der Software selbst machen, solltest du bereit sein ca. 40€ pro Monat auszugeben.
Nach oben hin sind natürlich keine Grenzen gesetzt. Dennoch möchte ich als junges Unternehmen nicht so viel ausgeben und die meisten Features der teureren Software brauche ich nicht.
4. Sicherheit
Der nächste Punkt bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware ist das Thema Sicherheit. Damit meine ich einerseits, dass die Daten GoBD-konform aufbewahrt werden und andererseits dass niemand auf meine Daten zugreifen kann, der es nicht soll.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erwarten, dass du deine Belege für 10 Jahre aufbewahrst und deine Aufzeichnungen nicht verändert werden können und nachvollziehbar sein sollen. Damit die Buchhaltungssoftware den GoBD entspricht, darf sie nicht automatisch alte Belege löschen und muss Buchungssätze festschreiben können. Die Einhaltung der GoBD sind ein sehr wichtiger Punkt. Allerdings bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware nicht so relevant, da mir bisher noch keine unter gekommen ist, die das nicht könnte.
Beim zweiten Aspekt von Sicherheit geht es um den Datenzugriff. Es gibt einerseits Software, die du direkt auf deinem Rechner installierst und andererseits welche in der Cloud. Aus meiner Sicht ist Cloudsoftware genauso sicher, wie die auf dem Rechner installierte – zumindest sofern der Anbieter aus Deutschland kommt und in Deutschland hostet. Darüber hinaus finde ich noch andere Sicherheitsfeatures gut wie 2-Faktor-Authentifizierung und dass man sehen kann, wenn sich jemand mit einem neuem Browser in den Account einloggt.
5. umsatzsteuervoranmeldung
Ein gutes Buchhaltungsprogramm sollte es dir ermöglichen, deine Umsatzsteuervoranmeldung selbst zu machen. Bei korrekter Buchführung wird die Umsatzsteuervoranmeldung ganz einfach. Das Programm sollte eine Schnittstelle zu ELSTER haben, damit die Umsatzsteuervoranmeldung direkt an das Finanzamt übertragen werden kann.
Das ist viel einfacher als regelmäßig mit dem Steuerberater kommunizieren zu müssen.
6. Jahresabschluss
Besonders für Kapitalgesellschaften ist es wichtig, dass eine Buchhaltungssoftware die Erstellung des Jahresabschlusses unterstützt. Denn UGs und GmbHs sind verpflichtet, einen Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Bilanz zu erstellen. Falls du den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lassen möchtest, sollte das Programm zumindest die GuV erstellen können.
Es ist wichtig, dass die Software nicht nur eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen kann. Auf den ersten Blick sehen GuV und EÜR zwar sehr ähnlich aus. Denn in der Gewinn- und Verlustrechnung werden Umsätze und Ausgaben zu einem anderen Zeitpunkt (Zeitpunkt der Leistungserbringung) verbucht als in der EÜR (Zeitpunkt der Zahlung).
7. Schnittstellen
Eine Buchhaltungssoftware sollte einige Schnittstellen mitbringen – allen voran zu Banken und zu DATEV. Die Schnittstelle zu den Banken benötigst du, damit deine ganzen Zahlungen automatisch ins Buchhaltungsprogramm eingespeist werden und damit du überweisen kannst. Die Schnittstelle zu DATEV ist für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater relevant. Denn die meisten Steuerberater arbeiten mit DATEV und da sollten die Daten einfach übertragbar sein, damit dein Steuerberater den Jahresabschluss für dich machen kann.
Je nach Geschäftsmodell können noch weitere Schnittstellen relevant sein. Als Händler brauche ich eine Schnittstelle zu meinem Shopsystem und idealerweise zu den anderen Vertriebsplattformen wie Amazon. Leider bieten nur wenige Buchhaltungsprogramme eine direkte Verbindung zu Amazon.
Zusammenfassung
Zusammengefasst sind meine Kriterien, um eine Buchhaltungssoftware auszuwählen, dass sie einfach zu bedienen und aufzusetzen ist, dass sie sicher sein muss, günstig sein soll, die Umsatzsteuervoranmeldung und den Jahresabschluss erstellen kann sowie verschiedene Schnittstellen hat.
Es gibt natürlich noch eine ganze Reihe von Features, die ich hier nicht aufgezählt habe. Doch bei meinen Recherchen habe ich festgestellt, dass diese nicht wirklich den Ausschlag geben, da die meisten Programm die gleichen Features haben. Eine Ausnahme bilden vielleicht noch die Lohnbuchhaltung und die Warenwirtschaft als Nebenbücher. Allerdings hängt dies von deinem Geschäftsmodell und deinem allgemeinen Software-Setup ab. Ich benötige beides nicht.
Meine Empfehlung: Buchhaltungsbutler
Hättest du mich vor zwei Jahren gefragt, hätte ich dir gesagt, dass es diese Eierlegende Wollmilchsau nicht gibt. Deshalb habe ich mich damals für die beste Option entschieden, die ich gefunden hatte: Sevdesk. Inhaltlich sehr ähnlich wie Lexoffice hat mir da die Oberfläche besser gefallen.
Mittlerweile habe ich mit Buchhaltungsbutler eine Software gefunden, die wirklich viele meiner Bedürfnisse abdeckt. Besonders hervorzuheben ist, dass es sowohl benutzerfreundlich ist als auch eine Bilanz erstellen kann und eine direkte Schnittstelle zu Amazon hat. Am ehesten stört mich der Preis, denn insbesondere die Schnittstellen lassen sie sich wirklich gut bezahlen. So kostet das Selbstbucherpaket mit allen eCommerce-Schnittstellen 90€ im Jahresabo.
Willst du dir das Programm einmal anschauen: BuchhaltungsButler bietet einen kostenlosen Testzeitraum und einen hervorragenden Kundenservice. So kannst du die Software ausgiebig prüfen, bevor du dich festlegst.
